Consejos de Microsoft 365 que harán tu trabajo mucho más fácil

“Versatilidad es probablemente la mejor palabra para describir este paquete de software. Es relevante en una amplia gama de campos, desde la educación, los negocios y la gestión hasta las actividades creativas, las estadísticas, la comunicación y muchos más. Sin embargo, muchas personas solo aprovechan una pequeña parte de las posibilidades que ofrece el M365, e incluso las aplicaciones cotidianas pueden tener sorpresas reservadas ”, explica.Telia“El experto en informática Simonas Tilindis.

Word puede hacer mucho más

Cuando trabajas con un editor de texto en Word, a veces tienes que repetir los mismos pasos, pero es más rápido y fácil con la tecla F4 en la parte superior del teclado, que repite automáticamente la última acción que tomaste. Por ejemplo, si necesita resaltar, subrayar y cambiar el color de palabras individuales, seleccione la primera palabra, haga clic con el botón derecho, seleccione “Fuente” y realice la configuración adecuada. Luego, después de seleccionar la siguiente palabra, solo necesita presionar F4 y se le aplicarán todas las configuraciones seleccionadas anteriormente. Puedes repetir esto tantas veces como quieras. Por cierto, esta característica también funciona en PowerPoint y Excel.

Otra característica útil y menos utilizada es la limpieza de formato. Si utiliza con frecuencia texto copiado de otro lugar (como la web, el correo electrónico u otro documento de Word), al pegarlo se transferirá todo el formato. Para evitar perder el tiempo cambiando el tamaño de la fuente, el tipo, el color, el interlineado y otras configuraciones, el botón Borrar todo el formato puede hacer esto por usted: busque la letra A con un borrador morado en la parte superior derecha de la sección Fuente en la parte principal . menú.

Por cierto, Word no solo puede escribir y procesar texto, sino también escucharlo leer. ¿Quiero probar? Seleccione “Ver” en la barra de menú, luego “Escáner incluido” y haga clic en “Leer en voz alta” en el menú recién abierto. Por supuesto, esta característica solo funciona con textos en inglés. Pero si quieres divertirte, también puedes pedirle al robot que lea el ensayo lituano.

Trabaje de manera más eficiente con Excel

Otro programa inesperado es Excel. “Este es probablemente el programa M365 con más funciones y capacidades, desde una amplia gama de fórmulas hasta clasificación, análisis, visualización de datos, etc. “Muy pocas personas los conocen todos, pero hay algunos consejos sencillos que pueden ser útiles para muchos”, explica S. Tilindis.

Por ejemplo, si está creando una tabla de texto en Excel, mueva una palabra o frase a otra fila si es necesario, pero en la misma celda, no se apresure a ajustar el tamaño de la celda; simplemente presione las teclas Alt y Enter en su teclado. y el texto se moverá a la nueva línea.

¿Cuenta más a menudo? Pruebe esto: si necesita encontrar rápidamente la suma de varias celdas, simplemente selecciónelas manteniendo presionada la tecla Ctrl en su teclado, e inmediatamente verá la cantidad en la barra de estado en la parte inferior derecha de la ventana de Excel.

Si trabaja con hojas de cálculo grandes llenas de fórmulas complejas, puede resultar difícil separarlas y comprender el propósito de cada una. Los nombres dados a fórmulas o datos específicos le ayudarán a no perderse: marque la (s) casilla (s) que desea nombrar, luego seleccione “Fórmulas” y “Definir nombre” en la barra de menú. Verá el nombre dado en la parte superior izquierda de la hoja de trabajo, junto a la fórmula en sí.

Consejos efectivos de Outlook

El correo electrónico es a menudo sinónimo del trabajo en sí: comienza, dura, termina y termina el día. Y aunque Excel está repleto de características y capacidades, Outlook podría llamarse la herramienta M365 con la más amplia gama de configuraciones.

Si desea enseñar a Outlook a trabajar como lo desee, puede explorar la sección de reglas. En Outlook, haga clic en Archivo y seleccione Administrar reglas y alertas. Aquí puede crear y personalizar una variedad de configuraciones, por ejemplo, para mostrar mensajes emergentes solo cuando recibe un correo electrónico. los correos electrónicos de remitentes específicos y los correos electrónicos con palabras clave específicas se moverían automáticamente a la carpeta predeterminada. Y estos son solo algunos ejemplos.

El. ¿Recibe a menudo misiones por correo? Puede agregarlos directamente a su lista de tareas: haga clic con el botón izquierdo y arrastre el mensaje a la sección “Tareas” (ubicada en la esquina inferior izquierda de la aplicación, es un icono con un bloque de notas y una marca de verificación). A continuación, puede establecer una fecha límite para la tarea o simplemente guardar la tarea sin ninguna fecha límite.

Trabajar en equipo es una excelente manera de conocer los calendarios de sus colegas, gracias a la función para compartir calendarios de Outlook. Puede encontrarlo seleccionando “Compartir calendario” en la barra de menú principal del Calendario de Outlook. Al agregar los contactos deseados, se les enviará una notificación sobre la activación del uso compartido del calendario, lo que ahora facilitará la programación de citas y tareas.